اولین قدم در ایجاد یک فرآیند جدید و یا بهنگام سازی فرآیند موجود، ایجاد یک شناخت از وضعیت موجود فرآیند و تعیین میزان همسویی آن با اهداف کسب و کار است. به ایجاد این نگرش تجزیه و تحلیل فرآیند گفته می شود.
چرا
فرآیند تجزیه و تحلیل می شود؟
به محض اینکه یک کسب و کار درگیر تغییرات در امور قوانین نظارتی و کنترلی، شرایط
اقتصادی، استراتژی های بازار، فناوری های پیشرفته و رهبری می شود،
ممکن است فرایندهای سازمان دیگر قادر به پاسخگویی به اهداف سازمان نباشند. به همین
دلیل تجزیه و تحلیل فرآیندها ابزاری است که به فرایندهای سازمان کمک می کند که
بررسی شود چگونه آنها می توانند در راستای اهداف سازمان عمل نمایند. می توان گفت
در موارد ذیل نیاز به تجزیه و تحلیل فرآیند می باشد:
1. استراتژی ها و اهداف جدید
2.عملکرد ضعیف
3. بکارگیری فناوری های جدید
4. ادغام یا جدا سازی فرآیندها
5. نیازمندی های قانونی
6. فعالیت جدید
اطلاعات
مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل فرآیندها می تواند شامل موارد ذیل باشد:
- ماموریت، استراتژی، فرهنگ و ساختار سازمان که از فرایندها استفاده می کنند. (چرا
فرآیندها وجود دارند)
.-نیازها و انتظارات ذینفعان درونی و بیرونی
-دلایل ناکارآمد فرایندهای موجود
-فعالیتهای تشکیل دهنده فرآیند و وابستگی بین آنها و واحدهای سازمان
-ورودی و خروجی های فرآیند
-شاخص های پایش فرآیند
-قوانین کسب و کار کنترل کننده عملکرد فرآیند و چرایی وجود آنها
برای مطالعه مطالب بیشتر در این خصوص اینجا را کلیک نمایید.