برای انجام تجزیه و تحلیل فرآیند
نیاز است اقدامات ذیل انجام پذیرد:
1. انتخاب فرآیند
برای این منظور فرآیندها باید بر اساس اهداف کسب و کار اولویت بندی شوند. این
اولویت بندی می تواند به صورت ساده بر اساس تخصیص اعداد یک تا
ده توسط افراد مختلف
در ساختار سازمانی صورت پذیرد ولی پیشنهاد می گردد از روش تاسیس گروهی برای اولویت
بندی فرآیندها بر اساس اهداف کسب و کار استفاده شود.
2. تعیین عمق تجزیه و
تحلیل
باید تصمیم گیری شود بخش مورد تجزیه و تحلیل در قالب بخش بزرگتر و یا جزیی تر مورد
تجزیه و تحلیل قرار گیرد یا خیر. به عنوان نمونه برای تجزیه و تحلیل فرآیند صورت
حساب باید تصمیم گیری شود صرفا به این فرآیند پرداخته می شود یا به تعاملات آن در
قالب فرآیند سطح بالاتر به عنوان فرآیند پرداخت نیز می پردازیم.
3.
انتخاب چارچوب تحلیل
باید مشخص گردد متد و چارچوب و ابزارهای تجزیه و تحلیل کدامند. از چه مدل های
مرجعی قرار است استفاده شود از جمله:
BAM
APQC
VRM
SCOR
....
4.انجام تجزیه و تحلیل
با توجه به نکات ذکر شده فرآیند را می توان از زوایای زیر تحلیل کرد. (سازمان ها
می توانند یک فرآیند یا روش تجزیه و تحلیل فرآیند به صورت نیمه ساخت یافته یا
کاملا ساخت یافته برای خود داشته باشند.)
1.4.مدل سازی فرایند
برای نمایش فرآیند و فعل و انفعالات درونی آن با سایر فرایندها
2.4. تحلیل مشتری
مشتری و نیازمندی ها و توقعات، مشارکت مشتری، رضایت و شکایت مشتری مورد بررسی قرار
3.4. تحلیل هزینه فرآیند
با روشی مانند هزینه یابی بر مبنای فعالیت که با استفاده از هزینه های تجمعی
فعالیتهای فرآیند صورت می پذیرد هزینه های فرآیند مشخص می گردد.
4.4. تحلیل چرخه زمانی فرآیند
تحلیل مدت زمان فرآیند به مدت زمانیکه هر فعالیت در درون یک فرآیند طول می کشد می
پردازد.
5.4. تحلیل الگو
برای بررسی فعالیتهای فرآیند کاربرد دارد که فعالیتهایی که به صورت منظم تکرار می
شوند برای کارایی بیشتر در فرآیند می توانند به عنوان یک زیر فرآیند مجزا در نظر
گرفته شوند.
6.4. تحلیل قابلیت فرآیند
فرآیند از حیث میزان توانمندی در دستیابی به هدف تحلیل می گردد
7.4. تحلیل حساسیت فرایند
درجه واکنش و انعطاف پذیری فرآیند در برابر تغییرات بررسی می گردد. که به منزله
محاسبه تغییرات خروجی فرآیند بر اساس تغییرات پارامترهای متفاوت فرآیند است.
8.4. تحلیل ریسک فرایند
وقایعی که محتمل است برای فرآیند اتفاق افتد و راهکارهای آن بررسی می گردد.
9.4. تحلیل منابع انسانی فرآیند
ساختار، تعداد و تخصص ها و شایستگی های افراد دخیل در فرآیند بررسی می گردد.
10.4. تحلیل محیط کار فرآیند
فضا و ایستگاه های کاری مورد نیاز فرآیند گلوگاه ها، عدم ارتباط یا ارتباطات
تکراری و ...
11.4. تحلیل منابع
فرآیند از منظر منابع، ابزارها و سیستم های مکانیزه بررسی می شود.
12.4. تحلیل فرهنگ سازمانی
شامل نحوه مدیریت مالکین فرایند، عوامل تشویقی در فرآیند، قوانین و مقررات سازمانی
ناظر بر فرایند و ...
13.4. تحلیل فاصله با مدل مرجع انتخاب شده
فرآیند و فعالیتهای تشکیل دهنده آن با راهکار مدل مرجع تعیین شده مقایسه و
نتیجه برای طراحی فرایند جدید یا تغییرات تحلیل می گردد.
برای مطالعه مطالب بیشتر در این خصوص اینجا را کلیک نمایید.