طراحی فرایند عبارت است از ایجاد ویژگی های مطلوب جهت فرایندهای جدید یا فرایندهای تغییر داده شده بر اساس اهداف سازمان و یکپارچگی با سایر فرایندهای داخلی و برون سپاری شده که البته با توجه به نتایج تجزیه و تحلیل فرآیند انجام می پذیرد. فرآیندها از دو منظر طراحی می شوند: طراحی منطقی و طراحی فیزیکی
طراحی منطقی فرآیند شامل مدلسازی فرایند جدید، اعم از مستندات فرآیند و انواع نمودارها، و تشریح جزئیات فعالیتهای آن، تعاملات مشتریان سازمان با فرایند، قواعد کسب و کار و خروجی های فرآیند می باشد.
فرایندهای جدید می بایستی با وضعیت موجود مقایسه شده و فوائد فرآیند جدید از طریق آنالیز فاصله منطقا اثبات شود.
پس از طراحی منطقی، طراحی فیزیکی فرآیند انجام می شود که در آن مشخص می شود هر فعالیت یک فرآیند چگونه باید انجام شود، دستی، مکانیزه یا ترکیبی از این دو و کلیه منابع لازم اعم از منابع انسانی، فناوری و تسهیلات مورد نیاز باید در طراحی فیزیکی دیده شود. همچنین امکان سنجی مالی فرآیند نیز انجام پذیرد و بدیهی است طراحی فیزیکی باید به تایید ذینفعان رسیده و برنامه زمانی پیاده سازی فرآیند تهیه گردد.
تست، شبیه سازی و اجرای آزمایشی
نیاز است فرآیند جدید به صورت یک نفر در نقش مشتری و سایر افراد در نقش های دیگر اجرا شود و بهتر است نقش ها هر چه واقعی تر باشد. می توان از شبیه سازی جریان فرآیند با استفاده از سخت افزار و نرم افزار نیز اقدام نمود.
با این اقدام می توان به نقاط ضعف، گلوگاه ها، کیفیت و تعاملات در فرآیند پی برد و مشکلات را بدون آسیب رساندن به ارتباطات مشتریان و ایجاد تبعات منفی در محیط واقعی فرآیند حل و فصل نمود.
پس از رفع معضلات، در مرحله بعد فرآیند را به صورت واقعی ولی در دامنه محدود به اجرا می گذاریم. که این دامنه محدود می تواند مکانی یا زمانی باشد.
با توجه به اینکه این اجرا در محیط واقعی انجام می شود دارای ریسک و خطرات بالایی است و مشکلات در این مرحله می تواند پیامدهای منفی به همراه داشته باشد. لذا هر گونه مشکل در این مرحله سریعا باید برطرف شود.
در زمان تست و آزمایش یک طراحی جدید بهتر است کلیه کسانی که به نحوی در فرآیند دخیل هستند اجازه اظهار نظر در خصوص فرآیند را داشته باشند. این امر علاوه بر دریافت اطلاعات مناسب سبب جلب حمایت و پشتیبانی ایشان از فرآیند جدید می گردد.
برای مطالعه مطالب بیشتر در این خصوص اینجا را کلیک نمایید.